Auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einem gemeinsamen Austausch, insbesondere zur Kommunikation und Zusammenarbeit, nutzen wir Microsoft Teams MSTeams, eine Kollaborationsplattform der Microsoft Corporation, mit Sitz in den USA, bzw. wenn Sie Ihren gewöhnlichen Aufenthalt im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder der Schweiz haben Microsoft Ireland Operations Limited, mit Sitz in Irland («Microsoft»).
Dabei werden verschiedene Daten, insbesondere Inhaltsdaten der Besprechungen, Chats und freigegebenen Dateien, Anrufverlauf, Profildaten (z. B. E-Mail-Adresse, Profilbild) sowie Ihre IP-Adresse und bevorzugte Sprache bearbeitet. Zudem werden Meeting-Metadaten bearbeitet wie z. B. Datum, Start- und Endzeit, Meeting-ID und ggfs. Telefonnummer und Ort. Daneben erhebt Microsoft Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Nutzung, die es Microsoft u. a. ermöglichen, den Dienst bereitzustellen, d. h. der Problembehandlung, Sicherung und Aktualisierung von MS Teams sowie Überwachung der Leistung dienen.
Die mittels MS Teams erhobenen Daten werden an Server der Microsoft übermittelt und dort bearbeitet. Der Speicherort befindet sich in der geografischen Region die unserer Microsoft 365-Organisation zugeordnet ist, dieser befindet sich in der Schweiz. Gemäss Microsoft werden diese Daten nicht an unberechtigte Dritte bekanntgegeben.
Die erhobenen Daten werden für nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist, d. h. in der Regel bis zum Ende der MS Teams-Sitzung («Sitzung»), bzw. bis der, die jeweilige Benutzer, Benutzerinin die von ihm, ihr freigegebenen Dateien löscht.
In einigen Fällen kann es erforderlich sein, dass wir Sitzungen aufzeichnen. Aufzeichnungen erfolgen insbesondere, um den Teilnehmenden eine Referenz zu bieten und Personen, die nicht an der ursprünglichen Besprechung teilnehmen konnten, den Inhalt zugänglich zu machen. Die Aufzeichnungen dienen ausschliesslich dem internen Gebrauch und dürfen nicht ohne Genehmigung weitergegeben oder vervielfältigt werden. Die Aufzeichnungen werden verschlüsselt gespeichert und der Zugriff ist auf die Teilnehmenden der jeweiligen Sitzung und diejenigen (berechtigten) Personen, welche der Ersteller, die Erstellerin der Aufzeichnung (in der Regel der Organisator, die Organisatorin der Sitzung) hierzu autorisiert, beschränkt.
Eine Aufzeichnung erfolgt stets auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Wir informieren Sie rechtzeitig darüber, wenn eine Sitzung aufgezeichnet wird. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kamera und Mikrofon auszuschalten oder die Sitzung zu verlassen. Wir möchten Sie zudem darauf hinweisen, dass Ihr Name trotz ausgeschalteter Kamera oder Mikrofon in den Aufzeichnungen sichtbar sein kann.
Aufzeichnungen werden nur so lange aufbewahrt, als dies erforderlich ist (z. B. bis abwesende Teilnehmende die Gelegenheit hatten, diese zu sichten). Spätestens nach Ablauf von einem Jahr werden Aufzeichnungen gelöscht.
Zum Schutz Ihrer Persönlichkeit haben wir mit Microsoft ein «Data Processing Addendum» geschlossen.
Weitere Informationen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sowie zur Funktionsweise von MS Teams, können Sie der Microsoft Teams Webseite entnehmen.